Alle Personen, die es angeht, werden sofort per Mail über die neu eingetroffene Bewerbung informiert.
Die Bewerbung wird in einer Datenbank gespeichert und ist so jederzeit abrufbar.
Die Verantwortlichen können sich über einen persönlichen Login einloggen und sehen alle Bewerbungen mit Status in einer Übersicht.
Die Bewerbung kann in einem Bearbeitungsmodus aufgerufen werden. Dort können dann noch festzulegende Handlungen vollzogen werden. Zum Beispiel könnte der Bearbeiter vermerken ob und wann der Bewerber kontaktiert wurde ob überhaupt Interesse an dem Bewerber besteht etc.
Jemand kann sich als Haupt-Verantwortlicher markieren.
Es könnte eine Erinnerungsfunktion geben, wenn sich der Status nach einer vorherbestimmten Zeit nicht verändert hat (der Bewerber zum Beispiel nicht kontaktiert wurde)
Es kann eine Notizfunktion geben. Damit könnten beispielsweise die anderen Teilnehmer von dem Erstkontaktierenden auf bestimmte Umstände hingewiesen werden, die sich nach dem Erstkontakt ergeben haben.
Es könnten Mails aus dem Portal angestoßen werden, die den Bewerber zum Beispiel darüber infomieren, dass seine Bewerbung gesichtet wurde und wer sich melden wird (oder überhaupt, wie es weiter geht).
Es kann eine Wiedervorlage-Funktion geben.
Die Bewerbung kann als abgearbeitet markiert und in einem Archiv abgelegt werden.